Informer les parties prenantes

Outil d'information par excellence, le reporting peut revêtir de nombreux aspects.
L'une des erreurs classique consiste à vouloir standardiser au sein de l'entreprise un 'reporting type' alors que dans les faits celui-ci doit rester proche du projet et de ses objectifs.
Bien sûr, pour le même type de projet, on peut envisager des reportings assez proches.

Objectifs du reporting

Les indicateurs à fournir ainsi que la fréquence de reporting sont en général précisés dans la lettre de mission.
Avec le reporting il ne s'agit pas seulement de faire remonter l'information au comité de pilotage mais de lui expliquer à quel stade se situe le projet, quels sont les éventuels problèmes à résoudre et lui soumettre des propositions.

Le reporting ...

Un bon reporting ne doit pas rentrer dans les détails mais fournir une vision générale de l'état d'avancement du projet.
Pour cela on indiquera clairement la position sur le planning prévisionnel puis on codifiera (+/-, mauvais/moyen/bon, sur une échelle graduée...) les différents éléments suivants :
- la situation générale,
- l'avancée technique,
- le respect des coûts et des délais
- ...
D'autres indicateurs peuvent être ajoutées tels que le respect de certaines procédures, la qualité, ...
Idéalement, la note accordée à chaque critère sera brièvement commentée.

Commenter le reporting ...

Le reporting pourra comprendre en outre un paragraphe sur les événements marquants survenus depuis le dernier reporting.
Si le projet est conséquent, il est nécessaire de demander au préalable le même type de rapport aux différentes entités métier et d'en faire une synthèse qui sera jointe au document.
Bien sûr, et bien que cela soit toujours désagréable, on indiquera tout retard et/ou dépassement de budget qui serait d'ores et déjà prévisibles.

Reporting et responsabilités ...

Attention, le reporting ne doit pas servir à se défausser de ses responsabilités et si un blocage se trouve dans le champ de responsabilité du chef de projet, c'est à lui de trouver la solution.

Le reporting et la communication ne doivent pas se limiter à la hiérarchie

Il n'y a pas que le comité de pilotage qui doit être tenu informé de l'avancement du projet et la politique de communication à l'intérieur du projet doit être soigneusement étudié avant d'être établie.
Chacun des acteurs doit recevoir en temps et en heure les informations nécessaires à sa bonne contribution.
Celles-ci peuvent êtres assez différentes selon les cas et regroupent des données techniques mais aussi des éléments sur le niveau d'avancement global du projet et sur ce qui se passe au sein des autres équipes pouvant avoir un impact.
Cette communication au sein même de l'équipe doit permettre en outre de maintenir la dynamique collective.

Enfin, si le chef de projet n'est pas à plein temps et à conservé une activité courante, il est bon d'informer également son supérieur hiérarchique de l'avancement du projet. Il sera ainsi sensibilisé à cette charge de travail et acceptera mieux la double activité.


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