Conservation des documents administratifs, comptables, sociaux et commerciaux en Suisse

Dans le secteur privé de nombreux documents doivent faire l'objet d'une conservation à plus ou moins long terme.

Quels sont les documents que les entreprises doivent archiver ?

En Suisse dans les entreprises, de nombreux documents administratifs doivent faire l'objet d'une conservation pendant plusieurs années comme par exemple : les statuts, les procès-verbaux des assemblées, les procès-verbaux du Conseil d'administration, les fiches de paie, ...
Il en est de même pour les contrats fournisseurs et clients en vigueur, les contrats d'assurance, les contrats de travail, les déclarations fiscales et sociales ...
Par ailleurs, la durée de conservation peut être assez longue et, à titre d'exemple, si le Code de Commerce n'impose aucune obligation, dans les faits une conservation d'au moins dix ans est très fortement recommandée.

Valeur juridique et contraintes réglementaires

Pour qu'un document archivé puisse servir d'élément de preuve, il est nécessaire, voire indispensable, qu'à chacune des étapes de sa vie, les différentes règles assurant et garantissant la continuité sans faille de la chaîne de confiance soient respectées.
Cela revient donc à dire que l'on doit commencer à intégrer cette finalité dès la conception du document. Souvent, un document électronique est constitué de données existant déjà sous une forme numérique.
Ces données peuvent aussi bien provenir d'une application spécifique (d'une application de gestion commerciale par exemple) que d'un outil bureautique.
Il est donc important et nécessaire de contrôler et de s'assurer de la qualité des données recueillies.
Une fois ces contrôles faits, le document dématérialisé est constitué à partir des données recueillies, traitées et assemblées, sous la forme souhaitée par l'utilisateur, afin de constituer une facture, un bon de commande ou de tout autre type de document.
Enfin il faudra le stocker dans un espace de confiance, comme un coffre-fort électronique, lequel devra également pouvoir assurer un horodatage certain afin que le document électronique acquière ainsi une valeur juridique.

Délais de conservation des documents comptables et commerciaux en Suisse

Nous attirons votre attention sur le fait que les différentes périodicités que nous vous communiquons ne sont pas toutes 'obligatoires' mais fortement recommandées à minima, certains documents pouvant faire l'objet d'une plus longue conservation du fait de l'existence, par exemple, d'un contrat associé, d'un litige ou d'une nécessité administrative statutaire.
Internet Internet Force est de constater que de plus en plus de documents importants sont et seront au format numérique.
Or, très souvent, ces documents doivent être conservés dans un but de preuve ou de mémoire.
Il faut donc impérativement mettre en oeuvre une véritable stratégie de conservation de ces données, informations et documents dématérialisés afin que vos documents archivés puissent avoir une valeur juridique grâce au strict respect des quatre grandes étapes de la vie d'un document dématérialisé.



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